电子表格的应用技能！感到适用你就拿走！不必谢!

牵着手走着1

   1.编辑技巧
2.单元格内容的合并
3.条件显示
4.自定义格式
5.绘制函数图象
6.自定义函数
7.矩阵计算
8.自动切换输入法
9.批量删除空行
10.如何防止毛病信息
11.宏的应用
12.图标的应用技巧



6、自定义函数
固然Excel中已有大批的内置函数，但有时可能还会遇到一些盘算无函数可用的情形。如果某公司采取一个特别的数学公式计算产品购置者的折扣，如果有一个函数来计算岂不更便利？下面就说一下如何创立这样的自定义函数。
自定义函数，也叫用户定义函数，是Excel最富有创意和吸引力的功能之一，下面我们在Visual Basic模块中创建一个函数。 在下面的例子中，我们要给每个人的金额乘一个系数，如果是上班时的工作餐，就打六折；如果是加班时的工作餐，就打五折；如果是休息日来就餐，就打九折。首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中的“Visual Basic编辑器”，进入Visual Basic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中确当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面的函数rrr，代码如下： Function rrr(tatol, rr) If rr = "上班" Then rrr = 0.6 * tatol ElseIf rr = "加班" Then rrr = 0.5 * tatol ElseIf rr = "休息日" Then rrr = 0.9 * tatol End If End Function （如图9）。
图９

这时封闭编辑器，只要我们在相应的列中输入rrr(F２，B２)，那么打完折后的金额就算出来了（如图10）。
图10

Excel高等使用技巧
12、图表的利用技能
Excel提供了14种标准的图表类型，每一种都拥有多种组合和变换。在众多的图表类型中，选用那一种图表更好呢？ 根据数据的不同和使用要求的不同，可以选择不同类型的图表。图表的选择重要同数据的形式有关，其次才斟酌感到后果和雅观性。 下面给出了一些常见的规矩。
面积图：显示一段时间内变动的幅值。当有几个部门正在变动，而你对那些部分总和感兴致时，他们特殊有用。面积图使你看见单独各局部的变动，同时也看到总体的变化。
条形图：由一系列程度条组成。使得对于时间轴上的某一点，两个或多个项目的相对尺寸存在可比性。比如：它可以比较每个季度、三种产品中任意一种的销售数目。条形图中的每一条在工作表上是一个独自的数据点或数。因为它与柱形图的行和列恰好是调过来了，所以有时可以调换使用。
柱形图：由一系列垂直条组成，通常用来比较一段时间中两个或多个名目的绝对尺寸。例如：不同产品季度或年销售量比较、在几个项目中不同部分的经费调配情况、每年各类材料的数目等。条形图是应用较广的图表类型，许多人用图表都是从它开端的。
折线图：被用来显示一段时间内的趋势。比如：数据在一段时间内是呈增加趋势的，另一段时间内处于降落趋势，我们可以通过折线图，对未来作出猜测。例如：速度-时间曲线、推力-耗油量曲线、升力系数-马赫数曲线、 压力-温度曲线、疲劳强度-转数曲线、转输功率代价-传输间隔曲线等，都可以利用折线图来表示，正常在工程上应用较多，若是其中一个数占有几种情况，折线图里就有几条不同的线，比如五名运发动在万米进程中的速度变更，就有五条折线，可以相互对比，也可以对添加趋势线对速度进行预测。
股价图：是具有三个数据序列的折线图，被用来显示一段给定时间内一种股标的最高价、最廉价和收盘价。通过在最高、最低数据点之间画线造成垂直线条，而轴上的小刻度代表收盘价。股价图多用于金融、商贸等行业，用来描述商品价钱、货泉兑换率和温度、压力丈量等，当然对股价进行描述是最拿手的了。
饼形图：在用于对照多少个数据在其构成的总跟中所占百分比值时最有用。全部饼代表总和，每一个数用一个楔形或薄片代表。好比：表现不同产品的销售量占总销售量的百分比，各单位的经费占总经费的比例、收集的藏书中每一类占多少等。饼形图虽然只能抒发一个数据列的情况，但由于表白得明白明了，又易学好用，所以在实际工作顶用得比拟多。如果想多个系列的数据时，可以用环形图。
雷达图：显示数据如何按中央点或其他数据变动。每个种别的坐标值从核心点辐射。起源于同一序列的数据同线条相连。你可以采用雷达图来绘制几个内部关系的序列，很轻易地做出可视的对比。比如：你有三台具备五个雷同部件的机器，在雷达图上就可以绘制出每一台机器上每一部件的磨损量。
XY散点图：展现成对的数和它们所代表的趋势之间的关联。对于每一数对，一个数被绘制在X轴上，而另一个被绘制在Y轴上。过两点作轴垂线，相交处在图表上有一个标志。当大量的这种数对被绘制后，出现一个图形。散点图的重要作用是可以用来绘制函数曲线，从简单的三角函数、指数函数、对数函数到更复杂的混合型函数，都可以利用它快速精确地绘制出曲线，所以在教学、迷信计算中会常常用到。
还有其他一些类型的图表，比如圆柱图、圆锥图、棱锥图，只是条形图和柱形图变化而来的，没有凸起的特点，而且用得相对较少，这里就不一一赘述。这里要阐明的是：以上只是图表的一般应用情况，有时一组数据，可以用多种图表来表示，那时就要根据具体情况加以选择。 对有些图表，如果一个数据序列绘制成柱形，而另一个则绘制成折线图或面积图，则该图表看上去会更好些。
在EXCE中L容许这创建这样的组合图表，但如果想创建一种EXCEL不许可的组合图表类型，比如不可能将一个二维图统一个三维图表混在一起，这种组合是不可能的，体系就会显示过错信息。怎么树立混杂图表呢？单击“图表向导”按钮，抉择“自定义类型”选项卡，这里还躲着二十种图表类型（如图14），也有各种组合形式。如果你对这些内部定义的情势还不满足，就单击“自定义”选项钮，依照向导本人定义全新的图表类型。
10、如何避免错误信息
在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误的产生，有的是因公式自身产生的，有的不是。下面就先容一下几种常见的错误信息，并提出避免犯错的办法。
１）错误值：＃＃＃＃ 　　
含义：输入到单元格中的数据太长或单元格公式所产生的结果太大，使结果在单元格中显示不下。或是日期和时间格式的单元格做减法，出现了负值。
解决措施：增添列的宽度，使结果可能完整显示。假如是由日期或时光相减发生了负值引起的，能够转变单元格的格局，比方改为文本格式，成果为负的时间量。 　　
２）错误值：＃DIV/0! 　　
含义：试图除以0。这个错误的产生通常有下面几种情况：除数为0、在公式中除数使用了空单元格或是包含零值单元格的单元格引用。
解决办法：修正单元格引用，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。 　　
３）错误值：＃VALUE! 　　
含义：输入引用文本项的数学公式。如果使用了不正确的参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!。 　　
解决办法：这时应确认公式或函数所需的运算符或参数正确，并且公式援用的单元格中包含有效的数值。例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为准确的数据类型，因此返回错误值＃VALUE!。 　　
４）错误值：＃REF! 　　
含义：删除了被公式引用的单元格规模。
解决办法：恢复被引用的单元格范围，或是从新设定引用范围。
５）错误值：＃N/A 　　
含义：无信息可用于所要执行的计算。在建破模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在期待数据。任何引用含有#N/A值的单元格都将返回#N/A。
解决办法：在等候数据的单元格内填充上数据。
６）错误值：＃NAME? 　　
含义：在公式中使用了Excel所不能辨认的文本，比如可能是输错了名称，或是输入了一个已删除的名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值
解决办法：如果是使用了不存在的名称而产生这类错误，应确认使用的名称确切存在；如果是名称，函数名拼写错误应就矫正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用的所有区域引用都使用了冒号（：）。例如：SUM（C1：C10）。 　　注意将公式中的文本括在双引号中。
７）错误值：＃NUM! 含意：供给了无效的参数给工作表函数，或是公式的结果太大或太小而无奈在工作表中表示。
解决办法：确认函数中使用的参数类型正确。如果是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307和1×10307之间。
８）错误值：＃NULL！ 含义：在公式中的两个范围之间插入一个空格以表示穿插点，但这两个范围没有公共单元格。比如输入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就会产生这种情况。
解决方法： 撤消两个范畴之间的空格。上式可改为“=SUM(A1:A10 ,C1:C10)”
9、批量删除空行
有时我们需要删除Excel工作薄中的空行，普通做法是将空行逐一找出，然后删除。如果工作表的行数很多，这样做就无比不方便。我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。 做法：先在表中插入新的一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中的“自动筛选”命令。这时在每一列的顶部，都出现一个下拉列表框，在典范列的下拉列表框中选择“空缺”，直到页面内已看不到数据为止（如图13）。
图13

在所有数据都被选中的情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。这时所有的空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中的“自动筛选”命令，工作表中的数据就全恢复了。插入一个空行是为了避免删除第一行数据。
如果想只删除某一列中的空白单元格，而其它列的数据和空白单元格都不受影响，可以先复制 此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面的方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表的相应位置上。


11、宏的应用
宏是一个指令集，用来告知EXCEL来完成用户指定的动作。宏相似于计算机程序，然而它是完全运行于EXCEL之中的，我们可以使用宏来完成单调的、频繁的重复性工作。 宏完成动作的速度比用户自己做要快得多。例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表的每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。
因为宏病毒的影响和对编程的害怕心理，使很多人不敢用“宏”，或是不晓得什么时候可以找宏来帮忙。其实你只管释怀勇敢地去用，如果只是用“录制宏”的办法，基本就不什么难的，只是把一些操作象用录音机一样录下来，到用的时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再履行一遍。
下面给出了宏的应用场所，只要用“录制宏”就可以帮你完成义务，而不需要编程。如果想对所录制的宏再进行编辑，就要有一定的VBA常识了。
* 设定一个每个工作表中都需要的固定形式的表头；
* 将单元格设置成一种有自己作风的形式；
* 每次打印都固定的页面设置；
* 频繁地或是反复地输入某些固定的内容，比如排好格式的公司地址、职员名单等；
* 创建格式化表格；
* 插入工作表或工作薄等。
需要指出的是，EXCEL中的宏与WORD中的宏有些不同之处，对于录制的操作，它会记住单元格的坐标（即所有的引用都是相对的），所以在波及到与地位有关的操作时，要分外注意。如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面的语句： ActiveCell.Offset(1,0). range("A1").select 宏的应用是很广的，上面提到的只是一点点，如果然的用起来，你会发现它有更丰盛的内容和更灵巧的应用方法。


2、单元格内容的合并

根据需要，有时想把B列与C列的内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”和“粘贴”来实现操作，但如果有几万行，就不能这样办了。
解决办法是：在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列的内容就是B、C两列的和了。选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并的结尾行处，就完成了B列和C列的合并。这时先不要忙着把B列和C列删除，先要把D列的结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。这时再删掉B、C、D列的数据。
下面是一个“&”实际应用的例子。用AutoCAD绘图时，有人爱好在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。寄存数据格式为“x，y”的形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列和B列合并成C列，在C1中输入：=A1&"，"&B1，此时C1中的数据形式就合乎要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列和B列的所有内容的合并（如图3-4）。
合并不同单元格的内容，还有一种方式是应用CONCATENATE函数，此函数的作用是将若干文字串合并到一个字串中，详细操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包括“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么： 输入“=CONCATENATE（"本次河流生态考察结果："，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。"）” 计算结果为：本次河流生态调查结果：河鳟鱼物种为45条/公里。
图３　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图４


5、绘制函数图象
做教养工作的友人们一定会碰到画函数曲线的问题吧！如果想快捷正确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL的图表功效，它能使你画的曲线既尺度又美丽。你一定会问，是不是很难学呀？实在这一点儿也不难，可以说十分简便，不信你就跟我试一试。
以绘制y=|lg（6+x^3）|的曲线为例，其方法如下： 在某张空白的工作表中，先输入函数的自变量：在A列的A1格输入"X="，表明这是自变量，再在A列的A2及当前的格内逐次从小到大输入自变量的各个值；实际输入的时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间的步长，然后选中A2和A3两个单元格，使这二项变成一个带玄色边框的矩形，再用鼠标指向这黑色矩形的右下角的小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当的位置，就完成自变量的输入。
输入函数式：在B列的B1格输入函数式的个别书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内立刻得出了计算的结果。这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角的“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到恰当的位置即完成函数值的计算。
图７

绘制曲线：点击工具栏上的“图表向导”按钮，取舍“X，Y散点图”（如图7），而后在呈现的“X，Y散点图”类型中挑选“无数据点平滑线散点图”；此时可观察行将绘制的函数图像，发明并不是咱们所要的函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们眼前了（如图8）。
图８

须要留神：如何断定自变量的初始值，数据点之间的步长是多少，这是要依据函数的详细特色来断定，这也是对使用者才能的测验。如果想很快查到函数的极值或看出其发展趋势，给出的数据点也不必定非得是等差的，可以根据需要任意给定。
从简单的三角函数到复杂的对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。如果用得到，你还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵的各种计算，进行简单的积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，但凡涉及计算方面的事，找EXCEL来帮忙，它一定会给你一个满意的谜底。

8、自动切换输入法
在一张工作表中，往往是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要往返在中英文之间重复切换输入法，异常麻烦。 如果你要输入的货色很有法则性，比如这一列全是单词，下一列全是汉语说明，你可以用以下方法实现自动切换。方法是：
（1）选中要输入英文的列，单击“数据”菜单，选择“有效性...”命令，在弹出的“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。
图12

（2）选中要输入汉字的列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框当选择“翻开”命令，单击“确定”按钮。这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。
7、矩阵计算
Excel的强盛计算功能，岂但能够进行简单的四则运算，也可以进行数组、矩阵的计算。
（1）数组和矩阵的定义 　　
矩阵不是一个数，而是一个数组。在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：C3}，以便和一般单元域A1：C3相区别。设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。 　
一个单元格就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。为了计算上的方便，一组变量最好给一个数组名。例如A={A1：C3}、B={E1:G3}等。数组名的设置步骤是：选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中的“定义”命令，输入数组名，单击“肯定”按钮即可。更简略的命名办法为：选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。 　　
矩阵函数是Excel进行矩阵计算的专用模块。用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中的“数学与三角函数”，在右边栏常用的矩阵函数有： MDETERM――计算一个矩阵的行列式； MINVERSE――计算一个矩阵的逆矩阵； MMULT――计算两个矩阵的乘积； SUMPRODUCT――计算所有矩阵对应元素乘积之和。
图11

（2）矩阵的基础计算 　　
数组计算和矩阵计算有很大的差别，比如下面这个例子中，A和B都是定义好的数组，因为这两个数组都是3×3的，输出结果也是3×3个单元格。计算时先选定矩阵计算结果的输出域，为3×3的单元格区域，然后输入公式。如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A和B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。如果要进行矩阵计算，就要用到相应的矩阵函数。矩阵相加、相减与数组的加减表达形式是一样的，也是“=A＋B”和“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT(A，B)”，而矩阵相除是矩阵A乘B的逆矩阵，所以计算公式是“=MMULT(A，MINVERSE（B）)”。公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。 对更庞杂的矩阵计算，可以采用分步计算。
3、条件显示
我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。一个常用的例子，就是老师在统计学生成就时，盼望输入60以下的分数时，能显示为“不迭格”；输入60以上的分数时，显示为“及格"。这样的效果，利用IF函数可以很方便地实现。 假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。那么在A3单元格中输入公式： =if（A2<60，“不合格”，“及格”） 同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。 　　
例如，如果输入： =if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优良"）） 就把成绩分成了三个等级。　
如果输入　=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”））） 就把成绩分为了四个等级。 　　
再比如，公式： =if（SUM（A1：A5>0，SUM（A1：A5），0） 此式就利用了嵌套函数，意思是，当A1至A5的和大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。 还有一点要提示你注意：以上的符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。


1、编辑技巧
1 编辑技巧
（1） 分数的输入
如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。
（2） 序列“001”的输入
如果直接输入“001”，系统会主动判定001为数据1，解决办法是：首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。
（3） 日期的输入　
如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。
（4） 填充条纹 　
如果想在工作簿中参加英俊的横条纹，可以利用对齐方式中的填充功能。先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出的“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。
图１

（5） 多张工作表中输入相同的内容
几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2......来直接选择需要输入相同内容的多个工作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。输入结束之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的接洽，否则在一张表单中输入的数据会接着出当初选中的其它工作表内。
（6） 不持续单元格填充同一数据
选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其余单元格，就将这些单元格全体都选中了。在编纂区中输入数据，然后按